Die ideale Projektübergabe

Wie kann die Projektübergabe bestmöglich gelingen?

Erkenntnisse und Vermutungen bislang:

  • Kunden, deren Projekte teamintern weitergereicht werden, nehmen den Tausch meist sehr unproblematisch auf. Vermutlich liegt das daran, dass
    • a) der ehemalige PO weiterhin von sich hören lässt, weil er z.B. auch Aufgaben für das Projekt übernimmt und den Kunden entsprechend informiert
    • b) der Kunde den neuen PO bereits kennt, weil er schon mal Aufgaben für das Projekt übernommen hat
  • Es gibt bestimmte Voraussetzungen, die besonders intensiv begleitet werden sollten:
    • das Ende des Zyklus’ ist nah
    • das Projekt wurde kürzlich erst weitergegeben
    • der Kunde hat eh schon eine gewisse Unzufriedenheit
    • der neue PO ist eher unerfahren

Wie wir diese Erkenntnisse künftig für Übergaben nutzen können

Allgemein gilt:

  • Immer nach Kundentyp entscheiden, welche Strategie man anwendet.
  • Die Übergabe sollte als Prozess behandelt werden und nicht als einzelnes Ereignis.
    • Auf diese Weise kann der Kunde sich schon an den neuen PO gewöhnen und offene Fragen zwischen altem und neuem PO können direkt besprochen werden.
  • Projektübergaben sind immer eine Chance, z.B. um frischen Blick aufs Projekt zu bekommen durch neue Ansprechperson.

Wie erfolgt die Übergabe?

Allein oder gemeinsam

Der Kunde muss informiert werden. Dies kann allein durch den alten PO erfolgen oder vom alten und neuen PO gemeinsam vorgenommen werden.

Vorteile sind:

Neuer und alter PO machen die Übergabe gemeinsam.

  • Diese Variante ist vorzuziehen, da die Übergabe so besonders sauber ablaufen kann und der Kunde auch mitbekommt, dass tatsächlich alles übergeben wurde und ein Austausch stattfand
  • Gerade für Kunden, die mit dem alten PO eine sehr gute Beziehung hatten, kann dies dabei helfen, die Übergabe ohne größeren “Trennungsschmerz” ablaufen zu lassen
  • Das Gespräch sollte vorab gut geplant werden; bestenfalls sollte der neue PO den größeren Redeanteil haben
  • Die Übergabe sollte zum Zeitpunkt des Gesprächs intern schon erfolgt sein; vielleicht können alter und neuer PO noch gemeinsam abstimmen, welche Maßnahme dem Kunden dann durch den neuen PO als nächstes angekündigt wird.

Der alte PO kündigt den neuen PO per Telefon oder Mail an.

  • Gerade bei älteren Projekten oder Kunden, die eher ruhig sind und nur wollen, dass alles erledigt wird, bietet sich diese Variante an. Insbesondere dann, wenn eine zu umfassende Einbeziehung des Kunden eher Staub aufwirbelt als entlastet.
  • Die Verabschiedung durch den alten PO sollte auch direkt eine Ankündigung des neuen beinhalten, der sich dann gesondert meldet.
    • Idee: “Ich habe mein/e Kolleg/in XY für Ihr Projekt ausgesucht, denn er/sie hatte auch schon mal einen Onlineshop / eine Seite mit einem ähnlichen Thema / eine Typo 3-Seite…” (Auf diese Weise signalisiert man dem Kunden, dass man sich extra Gedanken um die Nachfolge gemacht hat.)

Zeitpunkt der Übergabe

Der Prozess der Übergabe sollte intern so früh wie möglich angestoßen werden. Die Entscheidung, wann man den Kunden informiert (langfristig oder kurz vorher) sollte je nach Kunden getroffen werden.

Ideen, die die Übergabe erleichtern können:

  • interne Übergabe von altem an neuen PO sollte schriftlich fixiert werden (dies kann auch später hilfreich sein, wenn Fragen zur Projekt-Historie aufkommen)
    • Übergabe-Dokument mit Strategie, Besonderheiten, nächsten Schritten
  • ggf. auch parallele Projektarbeit (Vorteile: Kunde lernt neuen PO schon kennen; neue PO kann ggf. aufkommende Fragen noch mit altem PO besprechen)
    • der neue PO übernimmt schon mal erste Aufgaben (z.B. eine Texterstellung; eine Keyword-Recherche),
    • er ist bei Meetings dabei,
    • schreibt Mails an den Kunden

Wie geht man damit um, wenn der/die Vorgänger/-in Dinge anders (schlechter?) gemacht hat als man selbst?

  • Wir kritisieren nie der Arbeit des/der Vorgänger/-in.
  • Stell heraus, dass es bei SEO mehrere Ansätze gibt und natürlich jede/-r Kolleg/-in seinen/ihren eigenen Ansatz verfolgt.
  • Kommunikations-Vorschläge (muss man je nach Kunden schauen, ob man das so verwenden kann):
    • “Ich habe das Projekt jetzt mal angeschaut, als wäre es ganz neu und somit einen frischen Blick drauf geworfen. Ich für meinen Teil würde jetzt soundso vorgehen, die Planungspunkte von Herrn/Frau XY habe ich natürlich notiert und würde ich dann anschließend bei der Planung berücksichtigen.”
    • “Ich habe mich noch mal intensiv mit dem Projekt beschäftigt und gerade noch eine Maßnahme gefunden, die noch wichtiger wäre und die ich erst mal vorziehen würde.”
    • “Bisher war das eine gute Strategie, aber nach dem letzten Google-Update (von vor kurzer Zeit) sollte man anders vorgehen…”
  • Bei der gemeinsamen Übergabe würde ich dem ausscheidenden Kollegen / der Kollegin mitteilen, wie ich das angehen möchte, damit es nicht im Gespräch zu Unstimmigkeiten kommt oder der/die neue PO durch das Übergabe-Gespräch gezwungen ist, eine Herangehensweise zu nutzen, die er/sie selbst vlt gar nicht möchte.
    • Die Übergabe kann somit auch als Chance verkauft werden: Man bekommt ohne Aufpreis einen frischen Blick / eine zweite Meinung.

Wer plant ab jetzt das Projekt?

Der alte PO sollte vorab mit dem neuen PO klären, ob Vorplanung gewünscht ist.

Prinzipiell ist es eher von Vorteil, wenn die Planung frühzeitig an den neuen PO übergeht. Er hat dann direkt einen Anlass, sich richtig in das Projekt einzuarbeiten und kann ihm schon seine eigene Note geben. Der alte PO kann zur Entlastung vorerst noch kleinere Aufgaben für das Projekt übernehmen und dem neuen PO so ein wenig den Rücken freihalten.

Gerade wenn ein/-e ganz neue/-r Kolleg/-in das Projekt übernimmt, kann es aber hilfreich sein, wenn noch ein wenig vorgeplant ist.

Der alte PO sollte es vermeiden, langfristigere Maßnahmen an den Kunden zu kommunizieren, sondern dies eher dem neuen PO überlassen.