Moderation der Retrospektive

Die Retrospektive ist der Blick zurück auf den vergangenen Sprint – mit dem Ziel, als Team besser zu werden. Gemeinsam wird reflektiert: Haben wir unser Sprint-Ziel erreicht? Was lief gut, was weniger? Und vor allem: Was können wir beim nächsten Mal anders machen, um gemeinsam besser zu arbeiten? Damit die Retro nicht nur ein nettes Gespräch bleibt, sondern konkrete Verbesserungen bringt, ist eine gute Moderation wichtig. Im Nest ist sie so organisiert, dass diese Rolle eine Person eines anderen Teams einnimmt. Das hilft, eine offene Atmosphäre zu schaffen, verschiedene Perspektiven einzubinden und Probleme gezielt anzugehen.

Ziele der Retro-Moderation

Die Moderation hat das Ziel, die Zusammenarbeit im Team kontinuierlich zu verbessern. Dabei geht es um die Verbesserung von Abläufen und weitere Faktoren, die für eine gute Zusammenarbeit wichtig sind. Da jedes Teammitglied individuelle Bedürfnisse und jedes Team individuelle Rahmenbedingungen hat, sollten die Ziele der Retrospektive jeweils an das Team angepasst werden.

Ein gut moderiertes Meeting ermöglicht eine strukturierte Reflexion der vergangenen Zusammenarbeit, hilft dabei, eingefahrene Muster zu hinterfragen und erleichtert es, auch schwierige Themen offen anzusprechen. Die wichtigste Erkenntnis aus der Retrospektive ist aber nicht nur die Reflexion selbst, sondern das Ableiten konkreter Maßnahmen. Diese sollten in folgenden Meetings überprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Die Rolle des/der Moderator*in

Sinn & Zweck

Die Moderation lenkt die Aufmerksamkeit des Teams, sodass das Meeting seinen Zweck erfüllt. Der/Die Moderator*in bringt bestenfalls Struktur und Leichtigkeit in das Meeting und sorgt dafür, dass die Zeit gut genutzt wird. Die Hauptaufgabe der Moderation ist es, einen Rahmen zu schaffen, der eingehalten wird. Das bedeutet:

  • Die Zeit effizient zu nutzen
  • Ein sicheres, produktives Gesprächsumfeld zu schaffen
  • Diskussionen zu strukturieren und den Fokus auf relevante Themen zu lenken
  • Abschweifende Gespräche zu unterbrechen

Verantwortlichkeiten des/der Moderator*in

Die Moderationsrolle sollte entscheiden, welche Themen in der Retro hilfreich sind und welche außerhalb des Meetings besprochen werden sollten. Dabei hilft die Leitfrage: „Was gehört in dieses Meeting – und was könnte auch woanders besprochen werden?“ Folgende Aspekte fallen (nicht) in den Verantwortungsbereich der Moderation:

  • Die Moderation ist für den Prozess und die Struktur verantwortlich, aber nicht für die inhaltliche Diskussion.
  • Sie achtet auf die Einhaltung der Zeitvorgaben und hält Ergebnisse/Erkenntnisse fest.
  • Die Moderation sorgt dafür, dass Meeting-Regeln eingehalten werden.
  • Ein Meeting sollte ein Ort sein, in dem sich alle Teilnehmer*innen gehört und respektiert fühlen.
  • Die Moderation gibt das Wort gezielt weiter und unterbricht, wenn nötig, um den Fokus zu bewahren.
  • Sie übernimmt nicht die Rolle des Schriftführers.
  • Die Moderation bereitet das Meeting vor und sorgt für eine sinnvolle Nachbereitung.

Grundregeln der Zusammenarbeit

  • Die Moderation sollte nicht oder nur minimal inhaltlich involviert sein, um neutral agieren zu können.
  • Teams brauchen ein gemeinsames Verständnis dafür, dass die Moderation auch unangenehme Entscheidungen treffen kann.
  • Die Moderationsrolle sollte klar von der Person dahinter getrennt werden. Wenn der/die Moderator*in beispielsweise jemanden unterbricht, ist das eine strukturelle Notwendigkeit und nicht persönlich gemeint.
  • Emotionale Themen oder Konflikte können eine andere Form der Moderation erfordern oder in ein separates Meeting ausgelagert werden.
  • Die Moderation sorgt dafür, dass Kritik konstruktiv geäußert wird, um produktive Diskussionen zu ermöglichen.

Mögliche Retro-Formate & Methoden

Je nach Ziel, Stimmung und Anliegen gibt es unterschiedliche Formate, um die Retro zu strukturieren. Eine gute Struktur hilft, das Meeting zielführend zu gestalten, nicht zu sehr ins Plaudern zu geraten oder das Verbeißen in einzelnen Themen zu vermeiden.

Welche Methode ist die Richtige?

Jedes Team hat eigene Bedürfnisse, und eine starre Routine ist oft nicht zielführend. Es lohnt sich, flexibel zu entscheiden, welches Format passend ist:

  • Benötigt das Team wiederkehrende Abläufe oder eher Abwechslung?
  • Hat das Team eine anstrengende Woche hinter sich und wenig Energie? Dann sind niedrigschwellige Formate sinnvoll.
  • Ist ein Perspektivwechsel hilfreich, z. B. durch eine Aktivierung wie einen kurzen Spaziergang oder spielerische Elemente?

Methoden für den Einstieg

(weitere Ideen findest du hier: Gesprächsklima schaffen)

Check-ins / Icebreaker:

  • So geht’s: Stelle eine Frage oder Aufgabe, die nacheinander von allen Teammitgliedern beantwortet wird (es sei denn, jemand möchte übersprungen werden). Den Antworten dürfen kurze Erklärungen folgen, sollten aber nicht zu ausschweifend werden.
  • Wozu ist das gut: Check-ins oder Icebreaker sind eine gute Option für einen lockeren Einstieg in das Meeting. Dadurch, dass jede*r eine Frage beantwortet, gibt man allen die Möglichkeit sich kurz zu zeigen. Zudem gibst du allen im Raum die Chance, erst einmal im Meeting anzukommen und sich außerdem untereinander besser kennenzulernen.

Stimmungsbarometer:

  • So geht’s: Bereite ein Tafelbild/Blatt Papier vor, auf das Du ein einfaches Thermometer aufmalst. Es sollte in der Lage sein, Temperaturen vom Gefrierpunkt über Körpertemperatur bis hin zum Siedepunkt anzuzeigen. Jeder einzelne im Team markiert jetzt ein Stelle auf der Temperaturskala, die seiner aktuellen Stimmung entspricht.
  • Wozu ist das gut: Gibt allen Teilnehmenden die Chance die Stimmungen der anderen wahrzunehmen und im Meeting zu berücksichtigen.

This or that:

  • So geht’s: Bereite einige Begriffe zu Themenbereichen vor, zwischen denen sich die Teammitglieder der Reihe nach entscheiden müssen (z.B. “Kino oder Konzert“; ”Chips oder Schokolade“; ”Office oder Homeoffice).
  • Wozu ist das gut: Diese Methode dient der Auflockerung, soll den spielerischen Aspekt fördern, das Teambuilding stärken und Spaß machen.

Methoden für den Hauptteil

Zeitstrahl (Reflexion des vergangenen Sprints in chronologischer Reihenfolge)

  • So geht’s: Verteile Karteikarten und Stifte. Die Teammitglieder haben 10 Minuten Zeit, um Ereignisse aufzuschreiben, an die sie sich aus dem vergangenen Sprint spontan erinnern oder die für sie persönlich wichtig waren – immer mit dem Fokus auf die Zusammenarbeit im Team. Ziel ist es, verschiedene Perspektiven zu sammeln, nicht eine einheitliche Sichtweise.
    • Beispiele:
      • Persönliche oder teambezogene Erfolge
      • Herausforderungen oder technische Probleme
      • Veränderungen im Team oder der Organisation
  • Die gesammelten Karten werden gut sichtbar aufgehängt und chronologisch geordnet. Die Teilnehmer können jederzeit weitere Karten ergänzen.
  • Der/die Moderator*in kann gezielte Fragen stellen:
    • „Was lief besonders gut und warum?“
    • „Welche Herausforderungen gab es und wie können wir sie in Zukunft vermeiden?“
    • “Welche Erkenntnisse nehmen wir mit?“
  • Wozu ist das gut: Der Zeitstrahl hilft dabei, Ereignisse zu reflektieren, Muster zu erkennen und daraus konkrete Maßnahmen abzuleiten.

“Was beschäftigt mich“ (Reflexion aktueller Geschehnisse & Themen über den Sprint hinaus)

  • So geht’s: Zeichne einen Kreis an das Whiteboard und schreibe die Frage “Was beschäftigt mich” in dessen Mitte. Die Teammitglieder haben 10 Minuten Zeit, um Ereignisse aufzuschreiben, die sie aktuell beschäftigen. Dies können, müssen aber nicht, Themen sein, die unabhängig vom letzten Sprint sind.
  • Dann werden die Karten im Kreis an der Tafel angepinnt und der Reihe nach besprochen.
  • Auch hierbei gilt es als Moderator*in aufmerksam zu sein, an welchen Stellen es aktuell vielleicht hakt, und gezielte Nachfragen zu stellen, wenn es Möglichkeiten zur Veränderung / Verbesserung gibt.
  • Wozu ist das gut: Diese Methode öffnet den Blick für übergeordnete Entwicklungen und mögliche langfristige Herausforderungen im Team oder Unternehmen. Indem Teammitglieder ihre Anliegen in einem strukturierten Rahmen äußern, können Schwierigkeiten oder Engpässe identifiziert werden. Die Methode ermutigt die Teammitglieder, ihre eigenen Themen einzubringen und Verantwortung für die gemeinsame Weiterentwicklung zu übernehmen. Das gemeinsame Besprechen der Themen schafft außerdem Raum für Perspektivwechsel und neue Lösungsansätze, die das gesamte Team weiterbringen können.

Methoden für das Ende

One Word Close (Zusammenfassung der Retrospektive mit einem Wort)

  • So geht’s: Jede*r Teilnehmende beschreibt das Meeting mit einem einzigen Wort.
  • Wozu ist das gut: Ein schneller Abschluss, der Stimmungen einfängt und ein gemeinsames Gefühl des Meetings vermittelt. Diese Methode ermöglicht es, spontane und ehrliche Eindrücke einzuholen und gibt der Moderation Hinweise darauf, wie das Meeting insgesamt wahrgenommen wurde. Zudem fördert es ein gemeinsames Bewusstsein für das Erlebte und schafft einen runden Abschluss.

Plus/Delta (Feedback zur Retrospektive und möglichen Verbesserungen)

  • So geht’s: Die Teilnehmenden notieren auf zwei Spalten: „Was war gut?“ (Plus) und „Was kann verbessert werden?“ (Delta).
  • Wozu ist das gut: Die Methode hilft dabei, die Qualität der Retrospektive selbst zu reflektieren und kontinuierlich zu verbessern. Sie ermöglicht es, konstruktives Feedback zu sammeln und gezielt Anpassungen für zukünftige Meetings vorzunehmen. Zudem stärkt sie das Verantwortungsgefühl im Team für den Retrospektiven-Prozess.