Timebox

Timeboxing ist eine Technik zur Planung und zeitlichen Begrenzung von Projekten und Aktivitäten, die den Faktor Zeit höher gewichtet als die Faktoren Ressourcen und Qualität.

Timeboxing: Definition

Der Begriff “Timebox” lässt sich als „Zeitblock“ ins Deutsche übersetzen. Timeboxing ist eine Methode des Zeitmanagements und definiert einen Zeitrahmen für Projekte, Vorgänge und Aktivitäten. Kurzum: Man teilt die Arbeitszeit in feste Zeitblöcke ein, die es strikt einzuhalten gilt. Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement mit der Definition von Arbeitspaketen und der Fixierung von zu erbringenden Leistungen legt eine Timebox die Dauer und den Zeitrahmen für eine Arbeit fest.

Die Technik kann für die Projektarbeit in Teams oder auch alleine für das persönliche, individuelle Zeitmanagement eingesetzt werden. Zu den Arbeitsvorgängen gehören beispielsweise:

• Sprints
• Meetings (oder sogar Teilschritte eines Meetings)
• Abarbeitung von Aufgabenblöcken

Nach dem Timeboxing-Prinzip werden jene Vorgänge somit nach einer festgelegten Dauer zum definierten Zeitpunkt beendet — selbst wenn nicht alle geplanten Inhalte des Vorgangs realisiert werden konnten. Nicht realisierte Inhalte werden auf nachfolgende Timeboxes verschoben oder ggf. aufgrund neuer Erkenntnisse gestrichen.

Die Dauer und Bestimmung einer Timebox

Es ist wichtig, die Dauer einer Timebox sinnvoll zu bestimmen. Während zu kurze Zeiträume die Entwicklung von nützlichen Zwischenergebnissen erschweren können, erhöhen zu lange Zeiträume möglicherweise das Risiko von Fehlentwicklungen bzw. Fehlpriorisierungen bei sich ändernden Zielen, Anforderungen oder Randbedingungen. Wenn eine Timebox effektiv sein soll, sollte sie ein Zeitfenster umfassen, in dem man sich voll und ganz auf die vorliegende Aufgabe konzentrieren kann und sich durch nichts ablenken lässt.

Unterschiede zwischen Timebox und Deadline

Es gibt drei wesentliche Unterschiede zwischen einer Deadline und einer Timebox:

• Eine Deadline wird nicht durch ein Entwicklungsteam – also aus dem Inneren einer Organisation – vorgegeben, sondern meist von außen, bspw. durch einen Auftraggeber.
• Eine Deadline ist eine Frist, bei der bis zu einem fest vorgegebenen Zeitpunkt eine Leistung erbracht werden muss, denn ansonsten drohen Konsequenzen. Beim Timeboxing wird versucht, in einem vorgegebenen, gemeinsam verabredeten Zeitrahmen eine Menge an Aufgaben zu erledigen, ohne dass Konsequenzen drohen.
• Das Mindset bzw. die Haltung ist unterschiedlich. Die Macht liegt beim Arbeiten mit Deadlines beim Auftraggeber, beim Arbeiten mit Timeboxes im Team.

Vorteile: Warum steigert die Timeboxing-Methode die Produktivität?

Mit der Timeboxing-Technik machen wir Gebrauch vom berühmten Parkinsonschen Gesetz: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist.“ Je mehr Zeit uns also für die Erledigung einer Aufgabe zur Verfügung steht, desto mehr nehmen wir davon in Anspruch und desto länger brauchen wir auch dafür.

• Timeboxen haben eine disziplinierende Wirkung. Bei dem Versuch, sie einzuhalten, werden die Dinge viel effizienter priorisiert und erledigt. Vor allem Kleinigkeiten und Nichtigkeiten werden schneller abgehakt, anstatt sich zu Zeitfressern aufsummieren zu können.
• Die Timeboxen helfen, am Ende einen Schlussstrich unter eine Aufgabe zu ziehen, anstatt sie ewig weiter zu überarbeiten.
• Sie wirken auch motivierend, wenn man einen Slot nach dem anderen abhaken und von der Liste streichen kann.
• Zugleich sorgen sie dafür, dass auch Unangenehmes nicht ewig aufgeschoben, sondern abgearbeitet wird.
• Die festen Phasen konzentriertes Arbeitens bewirken nicht zuletzt, dass wir uns weniger ablenken lassen und besser fokussieren können. Das beugt Stress vor und wir können die Aufgaben deutlich schneller abarbeiten, als wenn wir uns andauernd in der Konzentration unterbrechen lassen.

Die Nachteile der Timeboxing-Methode

• Wer sich zu kurze Zeitfenster einplant, hetzt durch jede Timebox, um das Pensum erfüllen zu können. Dadurch entsteht unnötig Stress, der zulasten der Leistungsfähigkeit und Qualität (Stichwort Flüchtigkeitsfehler) geht und dauerhaft auch der Gesundheit schadet.
• Besonders in kreativen Berufen sollte man zudem auch nicht einfach den Stift fallen lassen, nur weil die Uhr klingelt. Wenn man gerade richtig in einem Thema ist und sich in einem „Flow“ befindet, kann man diesen Drive ausnutzen und möglichst viel Strecke machen, statt kurz vor dem Ende einfach wegzugehen. Gerade bei wichtigen und komplexen Aufgaben plant man daher am besten immer genügend Zeitpuffer ein, um flexibel auf Unvorhergesehenes reagieren und die Aufgabe notfalls noch zu einem vernünftigen Ende bringen zu können.

Wie machen wir uns das Timeboxing-Prinzip zunutze?

Timeboxing ist eine zentrale Technik in Scrum. Sie findet sowohl im Sprint selbst als auch in den Daily Standups und der Sprint Retrospektive Anwendung. Aber für unsere persönliche Abarbeitung können wir mit Timeboxen arbeiten.

Timebox “Sprint”

Der Sprint hat immer eine fixe Dauer. Er wird niemals verlängert: Er ist zu Ende, wenn die Zeit um ist. Das hält uns dazu an, uns zu fokussieren. Im Nest beträgt die Sprint-Timebox:

• 1 Woche bei den SEOs
• 2 Wochen im Web-Team

Timeboxes für Meetings

Meetings konzentrieren sich aufs Wesentliche, beginnen und enden durch die Timebox pünktlich. Nicht jeder erzählt jedem alles, sondern es werden Informationen ausgetauscht, die für alle Beteiligten von Bedeutung sind. Durch eine Priorisierung lässt sich sichergehen, dass die wichtigsten Themen besprochen werden. Was übrig bleibt, wird entweder in der kommenden Timebox für dieses Meeting behandelt oder entfällt.
Falls zudem Gesprächsbedarf entsteht, der nur einen kleineren Kreis betrifft, sollte dieser in eine gesonderte Besprechung mit den betreffenden Personen ausgelagert werden, anstatt alle mit für den Einzelnen uninteressanten Informationen zu ermüden.

Timebox-Orientierung für unsere Team-Meetings:

• 15 min Sprint-Onboarding
• 1 h Retro
• 15 min Daily (Standup)
• 30 min Schätzrunden

Timeboxes für die eigene Abarbeitung

Auch für die individuelle Bearbeitung von Aufgaben-Einheiten helfen uns Timeboxes, etwa unter Verwendung der Pomodoro-Technik. Große zu erledigende Aufgaben, etwa Texterstellungen für den Sprint, lassen sich in Teilaufgaben herunterbrechen und diese wiederum in festgelegten Zeitfenstern fokussiert bearbeitet werden. Kleine Aufgaben hingegen — wie die Beantwortung von E-Mails oder Planung von Projektmaßnahmen — werden lieber gebündelt und nacheinander in einem Zeitblock auf effiziente Weise erledigt.