Screencast (Leitfaden)

Ein Screencast ist eine Mischung aus Bildschirmteilen und Videocall, nur dass wir nicht live mit der Kundschaft sprechen, sondern ihnen eine Videoaufnahme senden. Dies birgt mehrere Vorteile.

Screencast Tool: Womit nehmen wir Screencasts auf?

  • Aufnahme mit Dropbox Capture
  • Voraussetzungen:
    • Das Programm muss zuvor heruntergeladen und auf dem Desktop-PC/Laptop (Windows oder Mac OS) installiert werden.
    • Du brauchst einen Dropbox-Account und musst dich mit diesem im Programm anmelden. Du musst der Verknüpfung dieses Account mit dem Programm zustimmen.
    • Du musst Dropbox Capture Zugriff auf deine Kamera und dein Mikrofon erlauben. Gegebenenfalls musst du auch die Bildschirmaufnahme in den Systemeinstellungen erlauben (bei Mac OS auf alle Fälle).
  • Capture ist ein Tool von Dropbox, doch nach dem Screencast wird kein klassischer Dateilink geteilt, sondern einen Videolink (ähnlich wie bei Youtube). Die dazugehörige Datei wird in deiner Dropbox gespeichert.
  • Hilfe-Seite zu Dropbox Capture: https://help.dropbox.com/de-de/create-upload/dropbox-capture

Wie funktioniert das?

 

Kleine Hilfe: Die Symbole, die im Anleitungsvideo leider nicht sichtbar sind, findet ihr am linken oberen Rand. Sie sehen so aus:

 

Wofür kann man einen Screencast nutzen?

  • 1x im Monat Reporting-Video für Kunden aufnehmen (bei kleinen Kunden z.B. 1x in zwei Monaten)
  • Reporting-Zahlen für Entscheider:innen aufbereiten, vor allem wenn diese nicht/nur schwer zu erreichen ist
  • kurz von sich hören/sehen lassen, besonders bei gelben Kunden geeignet, um die Beziehung zu stärken
  • Ergebnisse etc. vorstellen oder Fragen beantworten für Leute, die einen immer unterbrechen/nie richtig zuhören
  • komplexe Tabellen erörtern, um dafür keinen Extra-Termin vereinbaren zu müssen (nicht bei ganz frischen Projekten anwenden)

Länge des Screencasts

  • ideal sind maximal 2–3 Minuten
  • Gründe:
    • ein kurzes Video schauen sich die Empfänger:innen mit höherer Wahrscheinlichkeit an als ein langes
    • ein kurzes Video kann man schnell mal zwischen zwei Terminen oder in der Mittagspause ansehen
    • Beschränkung auf das Wichtigste, Komprimierung auf das Wesentliche, dadurch hoher Mehr- und Informationswert
    • kleine Videos laden schneller auch bei schlechter Internetverbindung

Vorbereitungen für den Screencast

  • vorher genau überlegen, was man sagen und zeigen will, gegebenenfalls kurze Notizen machen
  • alle nötigen Tabs an der benötigten Stelle öffnen
  • am besten etwas hereinzoomen, damit die Empfänger:innen Text und Zahlen gut erkennen können
  • auf das Wesentliche komprimieren
  • es ist möglich, nur einen Ausschnitt des Bildschirms aufzunehmen → Konzentration auf das Wichtigste

Achtung: Regelmäßig alte Videos löschen!

  • ⚠️ 120 Minuten inklusive ⚠️
  • ältere Videos nach einem festen Zeitraum (z.B. nach 2–6 Monaten) löschen → das gibt wieder Zeit frei
  • es ist möglich, Videos herunterzuladen → dazu kann man die Kundschaft ggf. auch einladen und erst danach löschen
  • reguläre Reportings z.B. nach 3 Monaten löschen
  • wichtige Videos (z.B. wichtige Absprachen, wichtige Infos für Kundschaft etc.) aufheben oder nach 6+ Monaten löschen, ggf. im Sharepoint zwischenlagern
  • bei Leuten, die sich nie an Absprachen oder Informationen erinnern, Videos länger aufheben bzw. im Sharepoint zwischenlagern, damit wir ggf. auch beweisen können, dass/was besprochen wurde

Kommunikation gegenüber unserer Kundschaft

  • per Mail den Link zum Screencast-Video schicken
  • ABER: Das ist erst mal nur eine Mail von vielen, die oft auch nur weggeklickt/ignoriert werden
  • vorab mündlich (per Anruf, Teams etc.) ankündigen, dass es einen Screencast geben wird und wann ungefähr der Link geschickt wird
  • später mündlich rückfragen (falls Empfänger:in Video noch nicht angeschaut hat), ob Video erhalten wurde und ob technisch alles klappt
  • Bisherige Erfahrungen: Mails werden gelesen, Link aber nicht immer angeklickt → Ausprobieren: Anklicken attraktiver machen, z.B. mit klugem Linkanker für Screencast-Link überlegen und nicht einfach den kryptischen Link reinposten in die Mail
  • ggf. kennen Leute das Instrument des Screencasts noch gar nicht → kurz erklären, was das ist und wozu das da ist (Kundenfarben beachten bei der Begründung)