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Was?
Das Dashboard “Aktivitäten” oder auch Einstein-Dashboard ist eine Übersicht, die uns die Anzahl an E-Mails, Events und Tasks anzeigt. Die Daten werden hierbei direkt aus den Salesforce-Kontakten (E-Mail-Verlauf und eingetragene Events wie Anrufe/Video Calls) sowie aus den Aufgaben (Tasks) gezogen. Die Darstellung erfolgt nach Account, unter dem die Kontakte eines Projekts zusammengefasst sind bzw. dem die Aufgaben zugeordnet werden.
Ein Filtern ist möglich nach:
- Activity Owner (= Person / Mitarbeiter)
- Activity Type (= Anzeige von E-Mails, Events und/oder Tasks)
- Activity Date (= Zeitraum, wie aktueller/vorheriger Monat, Quartal, Jahr, gesamte Zeit etc.)
Hinweis: Damit das Einstein-Dashboard zuverlässige Daten liefern kann ist es wichtig, dass die E-Mails in den Salesforce-Kontakten hinterlegt sind, indem:
- die entsprechende E-Mail-Adresse als Kontakt angelegt wurde
- das Salesforce-Plugin in Outlook ordentlich läuft
Wo?
Das Dashboard ist aufrufbar über den folgenden Link: https://nest-online-gmbh.lightning.force.com/one/one.app#eyJjb21wb25lbnREZWYiOiJ3YXZlOndhdmVIb21lRWFjRnJlZVRhYiIsImF0dHJpYnV0ZXMiOnt9LCJzdGF0ZSI6e319
Über den Klick auf den Pfeil im Tab kann es zur eigenen Navigationsleiste in Salesforce hinzugefügt werden.
Warum?
Das Dashboard bietet uns eine zusätzliche Unterstützung dabei, unsere erbrachte Leistung — in diesem Fall E-Mail-Kommunikation — bei den Kunden abzurechnen.
Zusätzlich können wir uns mit der Übersicht ein Bild über unsere Kommunikationsweise mit den Kunden verschaffen.
Zum Beispiel wenn stark auffällt, dass ein “kleiner Kunde” verhältnismäßig zu viel Aufmerksamkeit bekommt. → Auswertung kann etwa sein: “Ich muss mir den so hin erziehen, dass das im Rahmen bleibt.” Oder “Ich könnte mehr feste Gesprächstermine ansetzen, damit der Kunde weiß, dass ihm bald eine Möglichkeit für Fragen gegeben wird und er nicht zwischendurch so viele Mails schreibt.” etc.
Wie?
Innerhalb des Einstein-Dashboards gibt es zwei Tabs. Die Ansicht “Details” ist für unsere Auswertung nützlicher.
- unter “Activity Owner” eigenen Namen auswählen >> Anwenden
- unter “Activity Date” gewünschten Zeitraum einstellen >> Anwenden
Im Balken E-Mails im Feld “Activities by Accounts” werden alle Mails aufgelistet:
- die man an die Kontakte, die dem Account zugeordnet sind, gesendet hat
- die man von den Kontakten erhalten (und damit gelesen hat)
- in denen man im CC stand (bspw. wenn Kollegen ein Ergebnis an den Kunden herausgeschickt und einen als Product Owner in den CC genommen haben → auch hier ist Arbeit für das Projekt hineingeflossen)
Vorschlag für Product Owner zur Abrechnung
Die Abrechnung für die E-Mail-Kommunikation erfolgt in regelmäßigen Abständen, z. B.
-
- immer am letzten Tag des Monats für den aktuellen Monat
- oder Anfang des Monats für den vorherigen Monat
Orientierung für die Höhe der Abrechnung: 10 % der Anzahl an E-Mails in Storypoints umwandeln und über separate Story mit dem entsprechenden Kunden-Epic in Salesforce abrechnen oder ggf. in Admin-Stories für das Projekt inkludieren.
- Beispiel: Hat man für ein Projekt 20 E-Mails versendet und empfangen, kann man 2 STP für die E-Mail-Kommunikation abrechnen.
Kommt man nicht auf einen Storypoint pro Monat, kann man auch sammeln und bestimmte Projekte stattdessen ein Mal im Quartal auswerten und eine Abrechnung vornehmen.
>> Mit dieser vorgeschlagenen Rechnung werden für jede verfasste und gelesene Mail 6 Minuten in Rechnung gestellt, was im Durchschnitt für unsere Kunden mehr als fair sein dürfte.
Jeder Product Owner entscheidet für seine Projekte selbst, wo ein zusätzliches Abrechnen möglich ist und wo nicht (bzw. wo vielleicht schon gesondert Zeit getrackt und abgerechnet wurde). Das Dashboard dient lediglich als zusätzliche Hilfestellung, die uns das Leben bei der Abarbeitung unserer Projektstunden erleichtern soll.