Steht der nächste Urlaub an? Oder ein Team-Mitglied oder du bist leider erkrankt? Dann wird das Out of Office Log (kurz OoOL) in Salesforce relevant!
Inhaltsverzeichnis
Was ist das und wieso tun wir das?
Das Out of Office Log ist eine Funktion in Salesforce, mit der wir dem System Abwesenheit mitteilen. Denn die Abwesenheit spielt für die eigenen sowie Team-Zahlen eine Rolle: Sind wir nicht unsere volle Arbeitszeit anwesend, können wir natürlich weniger SP umsetzen. Damit sich dies auch in den entsprechenden %-Zahlen umrechnet, nutzen wir den OoOL und Salesforce rechnet die geleistete Arbeit auf den Zeitraum, den wir anwesend sind.
Natürlich hilft eine OoOL-Ansicht in Salesforce auch, den eigenen Urlaub im Blick zu behalten und über den Resturlaub Bescheid zu wissen 😉
Wie lege ich einen OoOL an und was muss ich beachten?
Das Vorgehen ist recht einfach. Dennoch sollte man alles korrekt ausfüllen, da fehlende oder falsche eingetragene Informationen zu einer Verzerrung der Monatszahlen führen können.
So geht’s:
- Im Salesforce Neuen Out of Office Log anlegen (Datensatz-Typ: Out of Office) → weiter drücken
- Start Date und End Date (von … bis …) eintragen
- Days (wie viele reine Urlaubstage sind das) eintragen [24.12.+31.12. zählen jeweils als 1/2 Tag] → halbe Tage bitte hier mit ,5 eintragen
- Bei User den Namen eintragen bzw. auswählen
- Description ausfüllen und “krank” oder “Urlaub” eintragen
- Allocation bleibt bei 100 % (auch, wenn nur ein halber Tag genommen wird)
- Häkchen bei „Approved“ setzen → Speichern
- Den Salesforce-Link an Alex (bzw. Manu in Vertretung) via Chatter/Teams senden
Oops! Approved oder User vergessen? Das solltest du beachten!
Du hast dich so sehr auf den Urlaub gefreut, dass du vergessen hast, das Häkchen bei Approved zu setzen? Oder dir ist krankheitsbedingt entgangen, deinen Namen bei User einzutragen? Kein Problem: Dennoch solltest du das anpassen und ein paar Dinge beachten!
Approved vergessen
Dein Team hat deinen Urlaub genehmigt: Das solltest du dem System mitteilen und den Haken nachträglich setzen. Ansonsten wird die Urlaubszeit in der Allocation per Task in der Sprint-Ansicht zwar rausgerechnet, aber in den Team-Dashboards nicht verrechnet.
User vergessen
Durch das Erstellen eines OoOL erstellt sich automatisch auch eine Story (Work), die dieser anhängt. Vergisst man nun den User einzutragen, erstellt sich die Story, aber das System weiß nicht, wer sie geschlossen hat. Dadurch werden ebenfalls die Dashboard-Zahlen verfälscht.
Den User kann man im OoOL ganz einfach nachtragen → ABER: Die Story aktualisiert sich dadurch nicht selbst. Hier solltest du also die entsprechende Story öffnen und den User unter Assigned to nachtragen, damit sich die Arbeitszeit des Users in den Dashboards richtig berechnet!
Überstunden abbummeln?
Bei Überstundenabbau keinen OoOL anlegen (Begründung: Die Zeit wurde gearbeitet, also müssen wir Salesforce nicht mitteilen, dass Arbeitszeit entfallen ist).
Arbeitsorte-Bericht bei Überstunden abbummeln
Der Arbeitsorte-Bericht erfasst, welche Tage wir im Homeoffice, im Büro oder als Krank/Urlaub verbracht haben.
Als Team sollen wir mind 50% (alle Teammitglieder im Büro) im nest sein. (Team-Bonus wird bei Erreichen dieses Ziels verdoppelt) In den meisten Fällen sind das circa 11 oder 12 Tage, je nach Monat.
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- Wichtig: Wenn jemand Überstunden abbummelt, einfach im Arbeitsorte-Bericht Urlaub/Krank angeben, denn es entsteht dadurch kein Out of office Log (brauchen wir ja in diesem Fall nicht).
Du bist als Teilzeit nicht jeden Tag fest zum Arbeiten eingeteilt? (z.B. nur Mo-Do)
Wenn jemand Teilzeit arbeitet und dabei einen Tag in der Woche nicht da ist – inwiefern muss dieser sowieso freie Tage in Salesforce bei Krankheit/Urlaub im Out-of-Office-Log mit berücksichtigt und angelegt werden? (Vermutung: Salesforce macht keine Unterscheidung, ob jemand bei 62,5 % vier oder fünf Tage in der Woche arbeitet. Wenn bei vier Krankheitstagen vier Out-of-Office eingetragen werden, denkt Salesforce, der fünfte war ein normaler Arbeitstag?)
- Auflösung: Ja → man muss in Salesforce diesen Fehltag mit angeben, sodass Salesforce die 62,5%-Einstellung auf 5 Tage verteilt.