Wirtschaftlichkeit

Wirtschaftlichkeit beschreibt das Verhältnis zwischen dem eingesetzten Aufwand (Zeit, Personal, Material) und dem erzielten Ertrag.

Wirtschaftlichkeit =
ErtragAufwand

Wirtschaftliches Arbeiten bedeutet, Ressourcen so effizient wie möglich einzusetzen, um den größtmöglichen Mehrwert für das Unternehmen zu generieren.

Warum ist Wirtschaftlichkeit wichtig?

Wirtschaftlichkeit ist ein zentraler Aspekt in jedem Unternehmen, da sie die Effizienz und Rentabilität der Geschäftstätigkeit misst. Sie hilft dabei, Ressourcen optimal zu nutzen und sicherzustellen, dass das Unternehmen nachhaltig und wettbewerbsfähig bleibt. Wirtschaftlichkeit beeinflusst direkt den Erfolg und das Wachstum eines Unternehmens durch die folgenden Aspekte:

  • Ressourcennutzung: Wirtschaftlichkeit gewährleistet, dass sowohl materielle als auch personelle Ressourcen optimal genutzt werden, um Verschwendung zu minimieren und die Produktivität zu maximieren.
  • Kostenkontrolle: Durch wirtschaftliches Handeln können Kosten gesenkt und Budgets eingehalten werden, was zu einer höheren Rentabilität führt.
  • Wettbewerbsfähigkeit: Unternehmen, die wirtschaftlich arbeiten, können wettbewerbsfähigere Preise anbieten und schneller auf Marktveränderungen reagieren.
  • Investitionen und Wachstum: Eine hohe Wirtschaftlichkeit schafft finanzielle Spielräume für Investitionen in Innovationen, Expansionen oder andere Wachstumsinitiativen.

Best Practices zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit

  • Sprint-Kapazität: Jede Woche werden so viele Story Points in den Sprint aufgenommen, dass eine Wochenkapazität von 60% erreicht wird (Bei einer 40h-Kraft sind das 24 SP/Woche).
  • Vorausschauend schätzen: Ein klarer Zeitrahmen für eine Aufgabe verhindert, mehr Zeit als nötig zu investieren (siehe Parkinsonsches Gesetz).
  • Aufgaben priorisieren: Zu Beginn des Sprints werden die unangenehmen Aufgaben erledigt, um die einfacheren und schnelleren Stories am Ende effizient abzuschließen (Hilfestellung zur Priorisierung bietet bspw. das Eisenhower-Prinzip).
    • Typabhängig: Jede:r sollte wissen, wann für sich selbst die beste Konzentrationszeit am Tag ist.
  • E-Mail-Management: Morgens werden E-Mails gecheckt, aber nicht sofort beantwortet. Antworten erfolgen entweder am Ende des Tages oder am nächsten Morgen, da sich viele Dinge von selbst erledigen. Nach dem E-Mail-Check wird das Mailprogramm geschlossen.
  • Ablenkungsfreies Arbeiten:
    • Feste Zeiten und Kapazitäten für Sprint-Arbeiten einplanen, während derer niemand stören sollte (z.B. Teams-Status auf „Nicht stören“ stellen).
    • Hintergrundgeräusche ausblenden durch Noise-Cancelling-Kopfhörer und bei Bedarf mit konzentrationsfördernder Musik während der Arbeit
    • Typabhängig: Arbeiten in Intervallen, bspw. mithilfe der Pomodoro-Technik
  • Kundengespräche terminieren
    • Gespräche an den Anfang oder ans Ende von Arbeitsphasen legen, um Konzentrationsphasen nicht zu unterbrechen (z.B. direkt morgens oder vor/nach der Mittagspause).
    • Gespräche an den Wochen- und/oder Tagesanfang legen, um damit gedanklich abzuschließen.
    • Typabhängig: Jeden Tag ein paar Termine vs. Tage mit vielen und Tage ganz ohne Termine
  • Meetings zeitlich begrenzen: Auf „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“ beschränken & klare Agenda vorgeben.
  • Tagesabschluss: Der Arbeitstag endet erst, wenn alle für den Tag geplanten Sprint-Aufgaben erledigt sind.
  • Austausch über Optimierungsprozesse: Im Team und auch teamübergreifend, z.B. im Rahmen der Retro.
  • Ausstattung: Equipment wie ein 2. Bildschirm, Maus statt Touchpad etc. im Homeoffice kann effektiver sein als erwartet.

Auslastung vs. individuelle Abrechenbarkeit

Auslastung und individuelle Abrechenbarkeit sind zwei zentrale Aspekte der Wirtschaftlichkeit, insbesondere in Dienstleistungsunternehmen:

  • Auslastung: Dies bezieht sich auf den Prozentsatz der Zeit, in der Mitarbeiter produktiv und im Sinne des Unternehmensziels tätig sind. Eine hohe Auslastung bedeutet, dass die Ressourcen effizient genutzt werden. Jedoch muss darauf geachtet werden, dass eine zu hohe Auslastung nicht zu Burnout führt und die Qualität der Arbeit darunter leidet.
  • Individuelle Abrechenbarkeit: Dies misst die Zeit, die tatsächlich an den Kunden weiterberechnet werden kann. In vielen Dienstleistungsunternehmen (z.B. Beratungsfirmen) ist es wichtig, dass ein großer Teil der Arbeitszeit abrechenbar ist, da dies direkte Einnahmen generiert. Ein Balanceakt ist notwendig, um sicherzustellen, dass genug Zeit für nicht-abrechenbare, aber notwendige Aufgaben (wie Weiterbildung und interne Projekte) bleibt.
    Bei Unsicherheit darüber, was am besten wie abgerechnet wird, schau in diesem NTK-Beitrag vorbei: Was kann ich (/sollte ich) noch so abrechnen?

Wirtschaftlichkeit ist zu einem gewissen Grad immer abhängig von der Auslastung. Wenn diese z.B. durch zu wenige neue Projekte nicht erhöht werden kann, leidet auch die Wirtschaftlichkeit darunter.

Lies für mehr Infos zur Berechnung den NTK-Beitrag zum Thema Auslastung.

Wie ordne ich meinen aktuellen Leistungsstand ein?

Um den aktuellen Leistungsstand zu beurteilen, können folgende Parameter herangezogen werden:

  1. Prozentstufen der Auslastung:
  • Niedrige Auslastung (<60%): Potenzial zur Effizienzsteigerung. Möglicherweise zu viele interne Aufgaben oder Leerlaufzeiten.
  • Mittlere Auslastung (60%-80%): Gesunde Balance zwischen Produktivität und Freizeit.
  • Hohe Auslastung (>80%): Hohe Produktivität, aber Risiko von Überlastung und Burnout.
  1. Prozentstufen der Abrechenbarkeit:
  • Niedrige Abrechenbarkeit (<50%): Möglicherweise zu viele nicht-abrechenbare Aufgaben. Effizienzsteigerung notwendig.
  • Mittlere Abrechenbarkeit (50%-75%): Gute Balance zwischen abrechenbaren und nicht-abrechenbaren Aufgaben.
  • Hohe Abrechenbarkeit (>75%): Hohe Effizienz in abrechenbaren Tätigkeiten, könnte aber auf Kosten von Weiterbildung und internen Projekten gehen.
  1. Zeit pro Story/Projekt:
  • Zeitaufwand messen: Wie viel Zeit wird durchschnittlich für ein Projekt oder eine Story benötigt? Dies hilft, die Effizienz und die Fähigkeit zur Einhaltung von Zeitplänen zu bewerten.

Zeitvergleiche: Vergleiche den Zeitaufwand mit dem geplanten Aufwand und früheren Projekten, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Produktivität messen und analysieren

Die Produktivität wird grundsätzlich durch die Anzahl der abgeschlossenen Kunden-SP bestimmt. Allerdings nehmen auch externe Faktoren wie Urlaubs- oder Krankheitstage einen Einfluss: Je mehr Fehltage, desto schwerer fallen bspw. Admin-Punkte ins Gewicht und die statistisch erfasste Produktivität steigt.